Die Verwaltung von Verträgen, Angeboten, Rechnungen und Genehmigungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Betriebs eines Vermietungs- und Veranstaltungsunternehmens. Doch das Hinterherlaufen hinter Unterschriften, das Versenden von Mahnungen und die Nachverfolgung von Dokumenten in zahlreichen E-Mails können den Betriebsablauf verlangsamen.
Mit IntelliSign, dem Modul für elektronische Signaturen innerhalb von IntelliEvent Lightning, können Unternehmen die Unterzeichnung von Dokumenten optimieren, Genehmigungsworkflows verwalten und wichtige Informationen zu ihren Vermietungsaufträgen zusammenführen.
Ganz gleich, ob Sie die Vermietung von AV-Ausrüstung, Verträge für die Veranstaltungsproduktion oder Kundenvereinbarungen verwalten – IntelliSign hilft Ihrem Team dabei, weniger Zeit mit der Bearbeitung von Papierkram zu verbringen und sich stattdessen mehr auf Ihr Geschäft zu konzentrieren.
1. Vereinfachung der Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten
Bei der herkömmlichen Unterzeichnung von Dokumenten sind häufig das Ausdrucken, das Scannen, der Versand per E-Mail und die manuelle Nachverfolgung von Genehmigungen erforderlich.
Mit IntelliSign können Unternehmen Dokumente elektronisch zur Unterschrift versenden, wodurch unnötiger Papierkram entfällt und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
Benutzer können Dokumente anhand von Vorlagen erstellen und eine bestimmte Unterschriftsreihenfolge festlegen, um sicherzustellen, dass jeder Empfänger das Dokument erhält, sobald er an der Reihe ist, es zu unterzeichnen.
Die Empfänger werden per E-Mail benachrichtigt und können ihre elektronischen Signaturen anbringen, ohne Dokumente ausdrucken oder einscannen zu müssen.
Für Unternehmen, die eine Software zur Vermietung von Veranstaltungsausrüstung nutzen, sorgt dies für einen besser organisierten Ablauf bei der Verwaltung von Verträgen und Genehmigungen.
2. Verfolgen Sie den Status Ihrer Dokumente aus Ihren Vermietungsaufträgen heraus
Zu wissen, ob ein Vertrag versendet, unterzeichnet oder noch zur Genehmigung aussteht, ist entscheidend, um Projekte voranzubringen.
IntelliSign verfügt über eine eigene Registerkarte innerhalb jedes IntelliEvent-Lightning-Jobs, über die Benutzer die Dokumentaktivitäten an einem Ort überwachen können.
Teams können den Signaturstatus überprüfen, die Empfänger und deren Reihenfolge bei der Unterzeichnung einsehen, das Versanddatum und das Ablaufdatum kontrollieren sowie die Dokumentvorlage und den Absender ermitteln.
Benutzer können Dokumente bei Bedarf auch erneut versenden, Kopien herunterladen oder nicht unterzeichnete Dokumente ungültig machen.
Durch die direkte Verknüpfung der Dokumentenverfolgung mit den Vermietungsaufträgen hilft IntelliSign den Teams, stets auf dem Laufenden zu bleiben und Folgeaktionen effizienter zu verwalten.
3. Verwaltung mehrerer Dokumente mit IntelliSign Reporting
Für Vermietungs- und Veranstaltungsunternehmen, die zahlreiche Aufträge abwickeln, kann die Nachverfolgung einzelner Verträge und Genehmigungen sehr zeitaufwendig sein.
Die Berichtsfunktionen von IntelliSign bieten einen Überblick über die Aktivitäten im Bereich der elektronischen Signatur über mehrere Aufträge hinweg.
Anstatt Dokumente einzeln zu prüfen, können Teams den Fortschritt des Unterzeichnungsprozesses überwachen, noch ausstehende Genehmigungen identifizieren und sich über den Status der Dokumente auf dem Laufenden halten.
Dies hilft Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe besser zu organisieren, insbesondere bei der Verwaltung mehrerer Kunden, Projekte und Mietverträge.
4. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentenverwaltung eng mit Ihren Betriebsabläufen verzahnt ist
Die Verwaltung elektronischer Signaturen über eine separate Plattform kann für Teams, die bereits mit mehreren Systemen arbeiten, zusätzliche Arbeitsschritte mit sich bringen.
Da IntelliSign Teil von IntelliEvent Lightning ist, ist die Dokumentenunterzeichnung mit der Plattform verbunden, die Unternehmen zur Verwaltung ihrer Vermietungsgeschäfte nutzen.
Von der Angebotserstellung über das Kundenmanagement bis hin zur Bestandsverfolgung und Rechnungsstellung – IntelliEvent vereint wichtige Geschäftsprozesse in einem cloudbasierten System.
Für Unternehmen, die Software für die Gerätevermietung oder die Produktionsvermietung einsetzen, trägt die Verknüpfung von Dokumentengenehmigungen mit Vermietungsaufträgen dazu bei, unzusammenhängende Arbeitsabläufe zu reduzieren und die Koordination zwischen den Abteilungen zu verbessern.
Warum sollten Sie sich für IntelliSign entscheiden?
IntelliSign richtet sich an Vermietungs- und Veranstaltungsunternehmen, die das Unterzeichnen von Dokumenten als Teil ihres bestehenden betrieblichen Arbeitsablaufs verwalten möchten.
Anstatt auf separate E-Mail-Ketten oder isolierte Signatur-Tools zurückzugreifen, können Teams Dokumente direkt in IntelliEvent Lightning erstellen, versenden, nachverfolgen und Berichte darüber erstellen.
Mit anpassbaren Vorlagen, festgelegten Unterschriftsreihenfolgen und einer Dokumentenverfolgung auf Auftragsebene hilft IntelliSign Unternehmen dabei, ihre Genehmigungsprozesse besser zu kontrollieren.
Von der Branche entwickelt. Für die Branche. IntelliEvent Lightning kombiniert Tools wie IntelliSign mit Bestandsverwaltung, Terminplanung, Finanzberichterstattung und Kundenmanagement, um einen effizienteren Verleihbetrieb zu ermöglichen.
Mit IntelliSign müssen Sie weniger Zeit damit verbringen, Unterschriften einzuholen
Die Genehmigung von Dokumenten sollte Ihr Vermietungsgeschäft nicht ausbremsen.
Mit IntelliSign können Sie elektronische Signaturen optimieren, den Dokumentenstatus überwachen und wichtige Genehmigungen mit Ihren Aufträgen in IntelliEvent Lightning verknüpfen.
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